ZineConsciente #28

3 FATORES QUE  IMPEDEM A COLABORAÇÃO ENTRE

SEUS FUNCIONÁRIOS

Por Diane Chaleff, CTO no Google Cloud.

Sou membro do escritório do CTO do Google, onde trabalho com empresas para garantir que a tecnologia que elas possuem atenda às necessidades de seus funcionários. E aqui está a pergunta mais comum que ouço dos líderes empresariais: como posso ajudar as pessoas a se tornarem mais colaborativas?

A resposta é simples (embora nem sempre seja fácil de executar). Começa promovendo um ambiente que incentiva as pessoas a falar e compartilhar suas ideias.

As palavras "produtividade" e "colaboração" estão sendo utilizadas tão sem rumo que quase perderam o significado, mas continuam sendo muito importantes para os atuais e futuros funcionários. Abaixo estão os erros mais comuns que impedem a colaboração e as melhores maneiras de evitá-los:

Problema #1

Não incentivar ideias e sugestões

Você pode dizer a seus funcionários que valoriza todos os pontos de vista e o tempo gasto em brainstorms. Uma recente pesquisa da Harvard Business Review e do Google Cloud constatou que 89% dos executivos globais afirmam que, para que um negócio seja bem-sucedido, eles precisam de novas ideias de todos, independentemente da posição na empresa. Se você deseja essas ideias, precisa de uma cultura em que as pessoas se sintam à vontade para compartilhá-las.

Por exemplo, uma empresa construiu uma cultura em que o trabalho não polido não é profissional. Como resultado, os funcionários esperam para compartilhar o trabalho com os colegas até que esteja quase perfeito. Por estar tão longe, seus colegas podem fornecer banalidades frívolas em vez de comentários sobre a ideia principal. A ideia inicial continua a avançar, independentemente da qualidade.

É muito melhor se você incentivar os funcionários a compartilhar trabalhos que estão em andamento e ainda um pouco grosseiros. No Google, entendemos que o trabalho deve ser aprimorado de acordo com seu nível de perfeição.

  • Um documento rotulado como [DRAFT] pode ser apenas marcadores abstratos em uma página. Quando alguém recebe este documento, sabe feedbacks são bem vindos. Eles também sabem que é hora de analisar o panorama geral, ao invés de falar sobre os pontos menores.

  • Um documento rotulado como [WIP] (“work in progress”) significa que a equipe ainda precisa de informações sobre as ideias principais, mas também sobre alguns pontos mais sutis. Geralmente, há uma seção de questões levantadas na fase DRAFT que é útil ler, para garantir que você não esteja repetindo um ponto. Mas qualquer feedback ainda é bem-vindo.

  • Um documento rotulado como [FINAL] está completo. Os revisores se concentram em casos extremos que a equipe pode ter ignorado.

Esperar demais para o trabalho “perfeito” pode atrasar o processo de obtenção da melhor ideia. Incentivar o compartilhamento de trabalho inacabado cria uma nova norma social. É crucial que os funcionários sintam que podem compartilhar suas melhores e mais brilhantes ideias.

Problema #2

Permitir que tarefas monótonas ocupem muito tempo

Quando as pessoas se atolam nas tarefas do dia-a-dia, elas têm menos tempo para enfrentar os grandes projetos. Além disso, a frustração de tarefas tediosas drena a energia do pensamento criativo.

No Google, os funcionários sempre encontram maneiras criativas de automatizar as coisas chatas. Por exemplo, encontrar um documento para uma reunião não deve ser uma tarefa. É muita energia mental lembrar precisamente onde os arquivos são salvos, e passar pelo movimento de clicar duas vezes repetidamente é irritante. No Google, usamos a pesquisa na maioria das vezes. Mas, melhor ainda, no Google Drive, exibimos automaticamente arquivos relevantes usando inteligência artificial e aprendizado de máquina. Isso ajudou os usuários do Drive a encontrar os arquivos necessários até 50% mais rapidamente.

Responder e-mails pode ser visto como uma tarefa árdua. Às vezes, é difícil encontrar as palavra certas. No Google, aproveitamos o Smart Compose no Gmail, que antecipa sua próxima palavra ou frase. Ele faz muito mais do que salvar as teclas digitadas: ele torna-se seu parceiro de escrita. Você não precisa aceitar a sugestão fornecida, mas está mostrando uma alternativa que pode ajudá-lo a pensar em sua resposta.

Problema #3

Tecnologia que bloqueia, ao invés de trazer novas ideias à tona

Com a tecnologia certa, você pode criar um projeto com a contribuição de toda a equipe em todas as etapas do desenvolvimento. Por outro lado, com a tecnologia errada, há o risco de vozes e ideias serem ocultadas.

Vamos falar sobre reuniões. O uso da videoconferência é um grande avanço na melhoria da colaboração, mas não resolve todas as lacunas da colaboração. Há uma oportunidade de mostrar como trabalhamos juntos. Para um empregador, aproveitar a tecnologia para tirar o máximo proveito das reuniões deve ser uma prioridade, mesmo quando estamos todos no mesmo espaço físico.

Os dois exemplos sobre reuniões a seguir parecerão familiares. No Google, resolvemos essas questões trabalhando juntos diretamente no conteúdo e em tempo real.

Para a apresentação que estamos discutindo, tenho uma ideia para melhorar a imagem no slide 5. Como posso compartilhá-la sem interromper toda a reunião?

Eu adiciono um comentário à imagem no slide 5, sugerindo que a alteremos, o que é visível para todos. Esses comentários estão vinculados a itens específicos e podem ser abordados imediatamente na reunião ou posteriormente de forma assíncrona. Também podemos usar comentários para acompanhar as próximas etapas.

Com base na conversa da reunião, tenho um novo item para a agenda. Como posso colocar esse tópico na fila?

No Google, usamos um documento ao vivo em andamento, onde todos podem ver a agenda em tempo real (dica: faça um link do convite da agenda, para facilitar a localização); tomamos as notas da reunião aqui também. Eu adiciono meu novo item da agenda ao documento e, quando a equipe rola para o próximo tópico, ele já está lá.

É tolice dar às pessoas as mesmas ferramentas e tecnologias e esperar que elas funcionem de maneira diferente. Ao usar as mesmas ferramentas “herdadas”, você não inspirará uma nova maneira de pensar. Mas quando você tem intenção de escolher ferramentas que promovam a comunicação e a colaboração, permite que seus funcionários conversem entre si e tenham a próxima ótima ideia.

Texto originalmente publicado na FastCompany.

Clique AQUI para conferir o artigo original.

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